用途に応じた書庫の種類
個人事業者・法人を運営していく中で、帳簿や出納帳などの経理全般の文書類・事業計画書・報告書などの文書、ものづくりの企業であれば基準書類・品質文書・品質記録など事業を長く経営していると、保管する文書の量は年々増大していきます。
それぞれの文書をわかりやすく保管するためには書庫が必要になってきます。
オフィス用書庫の選び方
法人・事業者は文書の管理が非常に大切となり、管理が不十分になると業務の効率ダウン・記録ミス・業務遅延など様々な問題の原因となってしまいます。
近年は日常業務の文書を電子化して管理している企業も増えていますが、未だに日本の企業では紙ベースで印鑑のない電子文書は公な文書として扱われないものも多く製造業の記録関係は今でも全て紙のところが大半です。
そこで適正な書庫の選び方について考えてみたいと思います。
一般的に使われている書庫のサイズは幅90センチ×奥行45センチのタイプになります。
ここに開閉するスペースも+すると約1.2平米のスペースとなります。
業種・企業によって違いはありますが、文書にはそれぞれ保管期限があります。
保管期限の長いものは、一定時期を過ぎると事務所の棚から書庫へと移転することになります。
そこで、後に書庫へと分別・整理することを考えたファイリングを事前にしておくことが重要になります。
書類・記録別にファイルを細かく分けるのはその時には手間ですが、書庫への保管時には整理が簡単にできます。
使いやすいオフィス用書庫
次に整理整頓がしやすく使いやすい書庫について考えてみましょう。
書庫にはオープン書庫、引き違い書庫、両開き書庫、ラテラル書庫、上下書庫などがあります。
期別や年度別などに書類をわかりやすく保管するのにはラテラル書庫が適しています。
引き出し型で段の中が見やすく、取り出しも容易なので重要書類や頻繁に出し入れする文書の保管に適しています。
高さがあると上の段の中が見づらくなるので3段または4段程度が良いでしょう。
動線を節約・視認性も確保したい場合はオープン書庫が最も適していますが、文書の汚れなどが気になる場合ガラス引き違い書庫を使うのが最適でしょう。
書庫を選ぶ時に大事なのは、整理整頓ができて業務効率を落とさない保管状況になることです。
書庫の置き場所・室内のレイアウトを事前に検討してから導入するようにしましょう。