名前付けがカギ！オフィスの本棚・整理整頓術
オフィスによっては膨大な書類を整理しなければならず、大きな本棚を設置するところも多いです。
しかし膨大な書類は管理が大変になり、書類は増えていく一方です。
こんなときは、どのようにオフィスの本棚を整理すればいいのでしょうか?
本棚の整理整頓をするときは分類を分けることが大切
本棚に書類を収納しておくときは、ファイルに書類を閉じて収納している、という企業もたくさんあります。
しかし、ファイルを分類毎に分けて収納することができなければ、ファイルがどこにあるかを瞬時に見分けることができないため、必要な書類を探す際に時間がかかってしまう可能性もあるのです。
本棚にファイルを収納するときは、まずファイルを収納した際に何の書類が入っているファイルかを明確にするため名前を書き、分類別に並べていくことが大切です。
この場合は「あいうえお」順に並べておくと、様々存在するファイルの中から自分が探しているファイルを瞬時に見つけることができるようになるでしょう。
書類を減らす決断も必要か?
仕事の内容によっては毎日のようにたくさんの書類を作成し、保管しなければならない場合もあります。
本棚がいっぱいになり新しい本棚を増やせる会社は良いですが、本棚を増やすことができない会社の場合は書類を減らす決断が必要です。
書類の大半は5年以上の保管が必要となるため、ファイルに何年前の書類が入っているかを明確にして、必要のなくなった書類を減らして、新しい書類を収納できるスペースを確保しましょう。
オフィスに設置する本棚は整理整頓と、書類を減らす決断が必要不可欠となります。
本棚を設置するときはファイルを分類別で分けて収納したり、「あいうえお」順に並べ替えて収納をした方がいいでしょう。
きれいに整理整頓されている本棚は、何処にどの書類が入っているかを瞬時に判断することができ、書類を新しいものと古いものに上手く分けることができれば、必要なものと必要ないものを判断できるでしょう。